Hello !

 

Cette semaine ce sera un Tipstem un peu particulier. On va parler de la matrice d’Eisenhower, un outil de gestion du temps que tu connais peut-être.

 

Pourquoi particulier ? Parce qu’on y reviendra. 

 

Y’a beaucoup de choses à dire sur cette matrice, et la plupart des gens qui l’utilisent s’en servent de travers.

 

Pour te resituer : pense à ta semaine à venir et fais la liste des tâches principales que tu devras accomplir.

Ok maintenant dessine un trait vertical. À gauche du trait tu mets tout ce qui est urgent. À droite ce qui ne l’est pas.

Maintenant dessine un trait horizontal. En haut les tâches importantes, en bas celles qui ne le sont pas.

 

Tu devrais arriver à ça :

T’as l’impression que toutes tes tâches sont dans les cadre 1 et 3 ? 

 

C’est normal. 

 

Et c’est justement le système auquel on va s’attaquer aujourd’hui : comment distinguer l’urgent de l’important.

 

Mais avant, laisse-moi te dire un peu ce que ça peut changer dans ta vie 😉

 

Impact

Tu as déjà passé une journée à bosser comme un chien, enchaîner les calls, les emails, les réunions, et avoir l’impression le soir que tu n’as avancé sur rien ?

 

Si oui tu souffres peut-être d’un mal extrêmement répandu : la tyrannie de l’urgence.

La tyrannie de l’urgence prend sa source à 3 niveaux :

 

• culturel : « chez nous faut aller vite et être super réactif » – « On ne laisse pas un email sans réponse pendant plus de 2 heures (sauf cas de force majeur) »

• physiologique : on est accro à l’adrénaline provoquée par l’approche d’une échéance et certains pensent même qu’ils « ne travaillent bien que dans l’urgence »

• psychologique : rester scotché(e) sur les urgences permet d’esquiver les trucs vraiment importants que tu n’oses pas affronter.

 

Sauf qu’à force d’éviter l’important, on finit par avoir des journées vides de sens.

Et un jour tu te réveilles et tu te demandes ce que tu fous là.

 

Aujourd’hui on va marquer une première étape : distinguer l’important de l’urgent.

 

Parce que non, toutes tes tâches ne devraient pas être dans le cadre 1.

 

Une fois que tu sais faire la différence, tu as la matière pour caser de l’important dans chacune de tes journées.

Et quand, chaque jour, tu fais quelque chose que tu sais être vraiment important, alors tu dors mieux la nuit 😉

 

Mise en place

J’veux pas être trop long. Alors je vais te donner mon truc pour faire la part des choses, sans disserter sur l’origine (grecque) de la distinction et ses ramifications philosophique.

 

1. Le critère de distinction

 

Ce qui fait la différence entre une tâche urgente et une tâche important, c’est tout simplement la présence d’une échéance.

Dès lors que t’as une dead line, c’est que t’es sur une urgence (ou que tu le seras à un moment donné).

 

En revanche, sur les tâches vraiment importantes, en général t’as pas de dead line.

 

Par exemple :

• prendre soin de toi : c’est pas parce que tu loupes ta séance de yoga ce mercredi que ta santé va s’effondrer d’un seul coup
• prendre soin des gens qui comptent pour toi : c’est pas parce que t’as pas passé ce coup de fil pour prendre de ses nouvelles que l’autre va te rayer de sa vie
• prendre soin de tes finances : c’est pas parce que tu fais cette petite dépense que la banque va saisir ta maison

 

 

Dès lors qu’on parle d’un truc qui n’a (en principe) pas de date de péremption, il est probable qu’on parle d’un truc qui soit important.

 

Or, sur le court terme, il est rare que les trucs importants soient agréables à faire. Gérer un conflit dans ton couple, c’est chiant à mourrir.

Faire du sport, c’est fatigant.

Te mettre à manger équilibré, c’est chiant, et c’est fatigant.

 

Mais sur le long terme, ça risque de te jouer des tours (on en parle dans la section « appropriation »)

 

2. La méthode

 

Chaque semaine, prends un petit rendez-vous avec toi-même pour visualiser tes tâches de la semaine.

Combien de tâches vraiment importantes as-tu prévu d’accomplir ?

 

Vise entre 2 et 4.

 

Plus ce serait décourageant.

Moins ce serait trop facile.

 

Et fais une petite danse de la victoire à chaque fois que tu accomplis une de ces tâches 🕺💃

(oui, t’as aussi le droit d’en faire une après ton petit rdv avec toi-même, pour te féliciter de l’avoir fait).

 

Appropriation

T’as certainement déjà des résistances qui sont en train de se manifester.

Tu te dis peut-être que tu le fais déjà, que t’as pas besoin.

Ou tu te dis que c’est pas pour toi, que t’as un rythme trop élevé pour te permettre ce genre de luxe.

 

Alors prends juste une seconde pour réfléchir : il y a des exceptions.

 

Il y a des choses importantes sur lesquelles, parfois, y’a une dead line.

Par exemple quand ton médecin t’annonce que t’as une maladie grave et qu’il te reste deux mois à vivre.

 

Ou quand ton/ta chéri(e) t’annonce que c’est fini et que tu peux désormais parler avec son avocat.

 

Là, y’a à la fois un truc important, et une dead line.

 

En fait, c’est le genre de trucs qui arrivent si tu ignores les trucs importants. Un jour où l’autre, ils finissent par basculer dans le cadre 1 : les tâches urgentes ET importantes.

En d’autres termes, les crises.

 

Reprends la liste que t’avais faite tout à l’heure. Combien de crises est-ce que tu vas vraiment devoir gérer cette semaine ?

On est d’accord. Tu passes l’essentiel de ton temps à gérer des tâches pas importantes mais urgentes (cadre 3).

 

Si déjà t’arrives à prendre conscience de ça aujourd’hui t’auras fait un grand pas en avant.

 

Si en plus tu prévois à l’avance la réalisation des tâches du cadre 2, c’est Bysance.

­

 

On résume

• Ce qui distingue une tâche urgente d’une tâche réellement importante est la présence d’une échéance

• Prends un moment chaque semaine pour identifier les tâches importantes que tu aimerais accomplir dans les jours à venir

• Crée-toi un petit rituel pour célébrer le fait de l’avoir fait 😉

 

Souviens-toi, on en parle quand tu veux. Alors n’hésite pas à m’envoyer un email et je ferai le max pour te répondre rapidement !

 

À dimanche prochain pour un nouveau système 🙂

D’ici là prends bien soin de toi et des tiens 🥰

 

Cheers 🙌

Mika

 

PS. Je mets tout mon cœur et toute mon énergie dans cette NL. Surtout, j’essaie d’être à la hauteur du temps que tu acceptes de me consacrer en me lisant en y apportant un maximum de valeur.

 

Ce serait vraiment génial si tu acceptais d’en parler autour de toi, pour lui offrir un peu de visibilité.

 

Il te suffit de transférer ce lien à 2 ou 3 personnes, ou bien de parler de Tipstem sur LinkedIn, Twitter ou tout autre réseau de ton choix 😉

 

Merci infiniment pour ton aide 🙏

Ça compte énormément pour moi ❤️

Hello !

 

Cette semaine je vais te partager un système qui fera de toi un(e) boss de la délégation 😉

 

Bon ok, je te l’accorde, le jeu de mots était facile…

 

Mais crois-moi : ça fait 12 ans que je fais ce métier, et j’ai encore jamais vu un seul manager déléguer intuitivement une tâche avec ce système.

 

En revanche, j’ai vu beaucoup (trop) de managés frôler le burn out et être dégoutés par leur métier à cause d’un manager incompétent.

 

Appliquer le système SVP, c’est t’assurer que tu as bien en face de toi la bonne personne pour la tâche que tu veux lui confier.

 

Et ça marche même si t’es tout(e) seul(e) 😇

 

Autrement dit : tu peux t’en servir pour t’assurer que t’es bien la bonne personne pour faire ce que t’as à faire ou au contraire pour confirmer que oui, il serait temps que tu délègues ça à quelqu’un d’autre…

 

On y va ?

C’est parti ✊

 

Impact

Tu l’auras deviné , SVP ça ne veut pas simplement dire qu’il faut rajouter « s’il vous plait » quand tu délègues une tâche. Ça, c’est pas un système. C’est juste du savoir vivre.

 

En fait SVP c’est l’acronyme de : Savoir, Vouloir, Pouvoir.

 

En gros, quand tu délègues une tâche à quelqu’un, demande-toi si cette personne :

• Sait ce qu’il faut faire
• Veut le faire (sur le long terme, tu verras que c’est important)
• Peut le faire : elle a les moyens matériels et temporels de le faire

 

Si tu réponds non à la première question : il faut la former.

 

Si tu réponds non à la deuxième : soit tu trouves un moyen de la motiver, soit tu t’adresses à quelqu’un d’autre

 

Et si tu réponds non à la troisième : va falloir que t’investisses 🤷🏻

 

 

Ce système, c’est une boussole. Ça te dit tout de suite si t’es sur les rails ou si tu pars à l’ouest.

 

Et ça marche aussi pour toi ! Fais la liste de ce que tu as à faire et demande-toi :

• est-ce que je sais ce qu’il faut faire ?
• est-ce que j’ai vraiment envie de le faire ?
• est-ce que j’ai les moyens humains et matériels de le faire ?

 

NB. On ne peut pas toujours faire ce qu’on veut. C’est normal. Dans tous les métiers il y a des tâches ingrates et je t’entends déjà me dire « si je demande à chaque fois à chaque collab s’il a envie de le faire je vais passer pour un branque »

 

Possible. Probable même.

Sinon tu mets ce système en place intelligemment.

 

Mise en place

Il ne s’agit donc pas nécessairement de poser systématiquement les 3 questions à chaque fois que tu délègues une tâche.

 

Ça deviendrait vite lourd. Pour toi, comme pour eux.

 

En revanche, voici deux moments où tu peux entrer dans une discussion à propos de ce système :

 

Moment #1 : quand une difficulté devient bloquante

 

Ça arrive.

Le dossier n’avance pas.

L’autre procrastine.

T’as l’impression d’être face à un mur ou de pédaler tout(e) seul(e) dans la semoule.

 

C’est le moment d’avoir une petite conversation, et d’aborder chacun de ces 3 points (subtilement). Essaie de voir s’il faut former, (re)motiver ou simplement investir (recruter ?) pour offrir plus de moyens.

 

Ça fait partie du job de manager. Diagnostiquer ce qui pose problème, et trouver une solution qui le règle définitivement (pas juste un pansement pour soigner le symptôme).

 

 

Moment #2 : une fois par trimestre (ou par semestre)

 

En fait, quelle que soit la périodicité, du moment que c’est respecté, et que ça tombe pas pile au moment de l’éval annuelle 🤦🏻

 

Ça doit être un moment à part, pendant lequel tu fais le point avec chacun de tes managés.

 

Ça te permettra de découvrir ce qui peut les motiver davantage, ce qu’ils ont envie d’apprendre, et de mettre le doigt sur les ressources qui te manquent éventuellement.

 

Surtout, n’oublie pas : c’est super d’être attentif, c’est encore mieux d’être attentionné.

 

Si tu repères quelque chose à améliorer, prends toutes les mesures à ta disposition pour le faire.

 

Sinon, tu brises la confiance que les gens ont mis à l’intérieur de toi 👶

 

 

Appropriation

On va pas se mentir : ça a l’air simple, mais c’est en fait hyper chaud de mettre en place ce système.

 

Ça demande une vraie dose d’humilité et de courage.

 

Ça veut dire être prêt(e) à entendre qu’il y a plein de trucs à améliorer, y compris de ton côté.

 

Enfin, ça veut aussi dire être prêt(e) à reconnaître que tu n’es pas forcément la bonne personne pour faire le job.

 

Alors dis-toi ceci : il n’y a pas de mal à reconnaître ses propres limites, bien au contraire. C’est comme ça qu’on avance !

 

Comme je l’ai dit tout à l’heure : ce système est une boussole. N’oublie pas d’y jeter un coup d’oeil régulièrement, et à chaque fois que tu te sens perdu(e).

 

Elle te dira pas nécessairement tout ce que tu dois faire.

 

Mais elle te dira où est le Nord.

Et c’est déjà pas mal 😉

­

 

On résume

• Le système SVP c’est 3 questions : est-ce que je SAIS ce qu’il faut faire, est-ce que je VEUX le faire et est-ce que je PEUX le faire

 

• Prends l’habitude de te poser régulièrement ces questions, pour toi et/ou pour tes managés, et au moins à chaque fois que tu te sens bloqué(e) ou perdu(e)

 

• Surtout, tiens compte de ce que tu as entendu et mets en place les solutions correspondantes

 

Souviens-toi, on en parle quand tu veux. Alors n’hésite pas à m’envoyer un email et je ferai le max pour te répondre rapidement !

 

À dimanche prochain pour un nouveau système 🙂

D’ici là prends bien soin de toi et des tiens 🥰

 

Cheers 🙌

Mika

 

PS. Je mets tout mon cœur et toute mon énergie dans cette NL. Surtout, j’essaie d’être à la hauteur du temps que tu acceptes de me consacrer en me lisant en y apportant un maximum de valeur.

 

Ce serait vraiment génial si tu acceptais d’en parler autour de toi, pour lui offrir un peu de visibilité.

 

Il te suffit de transférer ce lien à 2 ou 3 personnes, ou bien de parler de Tipstem sur LinkedIn, Twitter ou tout autre réseau de ton choix 😉

 

Merci infiniment pour ton aide 🙏

Ça compte énormément pour moi ❤️

Hello !

 

Aujourd’hui, on va parler d’un système qui va te permettre de mieux gérer tes pistes de vente et d’augmenter tes chances de conclure : le CRM (Customer Relationship Management).

 

Non, ne pars pas en courant !
Promis je vais pas te bourrer le crâne avec des trucs que tu connais déjà.

 

On est d’accord, t’as pas forcément besoin de mettre en place un CRM comme les grands groupes, avec des milliers de données sur chaque prospect, chaque client, chaque interaction.

 

En revanche, beaucoup de mes clients exercent leur métier sans même consigner quelque part les infos essentielles pour suivre les opportunités qu’ils génèrent ou qu’on leur apporte. 

 

Du coup : ils perdent des deals, bêtement.

 

Si ça t’est déjà arrivé, la suite devrait te plaire. 
Sinon, tu peux retourner à tes moutons… ou pousser la curiosité pour voir si y’a pas un truc ou deux que tu pourrais apprendre de ce système 😉

 

Ready ? 

On y va ! 🚀

 

Impact

Imagine que tu puisses suivre toutes tes opportunités commerciales en un coup d’œil, sans perdre de temps à fouiller dans tes e-mails et tes notes. 

 

Imagine que tu saches exactement où en sont tes prospects, quels sont leurs besoins et leurs préférences.

 

C’est ça, l’impact d’un bon CRM.

 

C’est comme avoir un assistant personnel qui connaît tous tes prospects mieux que toi-même.

 

Finies les listes interminables de noms et d’emails.

 

Finies les insomnies à base de “attends mais est-ce que je l’ai pas appelée, elle, la semaine dernière ? Est-ce qu’il faut que j’lui renvoie un email ? Tiens, et si je rédigeais le mail dans ma tête, là, ça m’aidera certainement à me rendormir…”. 

 

 

Bon bah, devine quoi ? T’as plus besoin de vivre cette galère ! 

Avec ton CRM tu peux avoir tout ça sous contrôle.

 

 

Mise en place

Pour te faciliter la vie, je t’ai créé un modèle. Il te suffit de cliquer ici, puis de te créer une copie si t’as un compte google, ou de te le télécharger en format Excel si tu préfères.

(Note juste que si tu choisis cette deuxième option, il se peut que les règles de sur-lignage conditionnel ne s’appliquent plus, il te faudra les re-créer. Ecris-moi si t’as besoin d’un coup de main !).

Étape 1. Remplir le CRM à chaque nouvelle opportunité

 

Dès que tu reçois un email ou un coup de fil d’un prospect intéressé par tes services tu le notes dans ton CRM.

 

Tu donnes un nom à cette opportunité (par exemple le nom du dossier), puis tu précises le nom et les coordonnées du prospect.

 

Tu indiques à quel stade de la relation tu en es (je t’ai fait une liste déroulante allant de Identifiée à Gagnée en passant par Rencontrée, Proposition envoyée, etc.)

 

Tu précises quelle est la prochaine étape et tu lui donnes une échéance (la date apparaîtra en rouge quand elle sera dépassée).

 

Enfin le plus important : tu notes TOUS tes commentaires : les détails de ce que vous vous êtes racontés, les éléments importants de sa demande, absolument tout ce que tu considères comme digne d’être noté.

 

Imagine : le prospect te rappelle une semaine / un mois plus tard. Tu sais exactement où t’en es, ce que tu lui as dit, et ce qu’il attend de toi (t’as même des rappels automatiques pour te dire quand le recontacter).

 

 

Étape 2. Actualiser le CRM quotidiennement

 

Prendre l’habitude de noter toutes tes opportunités quand elles arrivent, c’est bien.

Prendre l’habitude d’actualiser chaque opportunité quotidiennement : c’est mieux.

 

D’ailleurs, la première habitude ne sert à rien si tu mets pas en place la seconde.

 

Alors chaque soir, avant de préparer tes MIT du lendemain (va voir par là si tu viens d’arriver), tu prends 5 min pour parcourir ta liste d’opportunités et voir ce que tu pourrais actualiser : un changement de statut, une nouvelle échéance, un nouveau commentaire…

 

 

Appropriation

Je sais que tu jongles déjà avec une tonne d’outils.

Mais justement. Celui là est vraiment fait pour te faciliter la vie. C’est comme un 2e cerveau pour ton business.

 

Avec un CRM en place, tu peux te concentrer sur ton cœur de métier parce que tu as un assistant personnel qui te rappelle ce que tu as à faire pour ne plus rater la moindre opportunité et augmenter tes chances de succès.

 

Faut juste que tu acceptes de mettre en place les deux habitudes dont on vient de parler.

 

Alors ne déroge jamais deux fois de suite à la règle. 
Tu peux oublier une fois de noter une nouvelle opportunité. Pas deux.
Tu peux oublier une fois d’actualiser ton CRM à la fin de la journée. Pas deux.

 

Mets en place une tirelire spéciale. Chaque fois que tu loupes l’habitude deux fois de suite : 50 euros dans la tirelire 🐖

Dans un mois, tu prends ce qu’il y a dans la tirelire et tu en fais don à l’association de ton choix 😉 

­

 

On résume

 

• Note chaque nouvelle opportunité dans ton CRM, et fixe toi les prochaines étapes et les échéances

• Prends l’habitude de passer 5 min tous les soirs sur ce doc pour l’actualiser avec ce qui s’est passé dans la journée

• Fais ça tous les jours, et tu ne louperas plus jamais aucune opportunité

 

Souviens-toi, si tu te sens coincé(e) ou si tu veux partager ton feedback, je réponds à tous les mails.

 

Merci encore pour le temps que tu viens de me consacrer. J’ai hâte de te faire découvrir le prochain système 😁 

 

D’ici là prends bien soin de toi et des tiens 🥰

 

Cheers 🙌

Mika

 

PS. Je mets tout mon cœur et toute mon énergie dans cette NL. Surtout, j’essaie d’être à la hauteur du temps que tu acceptes de me consacrer en me lisant en y apportant un maximum de valeur.

 

Ce serait vraiment génial si tu acceptais d’en parler autour de toi, pour lui offrir un peu de visibilité.

 

Il te suffit de transférer ce lien à 2 ou 3 personnes, ou bien de parler de Tipstem sur LinkedIn, Twitter ou tout autre réseau de ton choix 😉

 

Merci infiniment pour ton aide 🙏

Ça compte énormément pour moi ❤️

Hello !

 

Aujourd’hui, on va parler d’un système qui peut te faire gagner des heures s’il est bien utilisé : les M.I.T.

Alors non, rien à voir avec le Massachusetts Institute of Technology (sorte de Polytechnique à l’américaine, au cas où t’aurais pas vu Will Hunting 😜).

Quoi que… doit bien y avoir quelques étudiants qui pratiquent ce système là-bas aussi 🧐

 

Ici, MIT vaut pour :

– Most
– Important
– Tasks

L’idée est super simple : identifie chaque jours tes tâches les plus importantes, et accomplis-les.

Et, comme disent les anglais, that’s how you get sh*t done

 

Impact

T’imagines pas le nombre d’heures qu’on perd à faire du multi-tasking ou à passer d’une tâche à une autre sans trop de cohérence.

Des études ont montré qu’il faut environ deux heures (DEUX HEURES) pour commencer à être efficace et productif chaque matin.

La raison ? nos allers-retours entre les emails, les réseaux sociaux, la machine à café, les textos, le boulot, re les emails 🤯

 

En programmant à l’avance ce que tu vas devoir faire, et surtout en priorisant tes tâches, tu t’assures de créer un élan, chaque matin, vers un toi (beaucoup) plus efficace.

 

Cherry on the gateau, en général tu classeras parmi tes priorités les tâches ingrates et difficiles qui sont celles sur lesquelles tu procrastines habituellement.

 

Or comme le disait Mark Twain, avale une grenouille vivante chaque matin et ce sera le pire truc qui te sera arrivé de la journée.

 

 

Mise en place

Le secret, c’est de s’y prendre la veille pour le lendemain.

 

ÉTAPE 1

À la fin de ta journée de travail, garde un petit quart d’heure pour visualiser ta journée du lendemain.

 

ÉTAPE 2

Demande-toi quelles sont les tâches les plus importantes et fais ton classement par ordre de priorité

 

ÉTAPE 3

Identifie des créneaux de 30 min pendant lesquels tu vas pouvoir t’y attaquer.

 

ÉTAPE 4

Commence chaque journée par accomplir tes Most Important Tasks 💪

 

Pro tip : si comme moi t’es plutôt visuel(le) : achète-toi un paquet de fiches bristol et écris dessus ta journée du lendemain. Pose la fiche sur ton bureau. Ce sera ta feuille de route de la journée 😉

 

Sinon, tu peux aller voir chez Ugmonk, pour t’inspirer, ou si t’as envie d’investir.

 

 

Appropriation

Comme toute nouvelle habitude, celle-ci te prendra un peu de temps avant de devenir parfaitement automatisée. Si tu veux mettre toutes les chances de ton côté, ritualise le déclenchement de l’habitude : dès que tu fermes ton ordi (ou ta dernière app), tu passe aux MIT.

 

Il n’y a rien de bien compliqué. Il faut juste que tu décides que tu vas devenir cette personne organisée qui est capable de planifier et d’anticiper à court terme.

 

Le p’tit bonus, c’est que si tu réussis vraiment à prendre cette habitude, tu verras que tu en ressentiras les effets positifs dès la veille au soir. Parce que ça conclut ta journée de travail, et ça marque la frontière entre le pro et le perso.

 

Tu vas (enfin) pouvoir vraiment profiter de tes soirées (et c’est un papa de deux enfants en bas-âges qui te le dis !).
­

 

On résume

Prends l’habitude de prévoir chaque soir ta journée du lendemain en identifiant les Most Important Tasks et en les insérant dans des créneaux de 30 min.

Commence chaque jour sans te poser de questions : tu attaques tes MIT et tu les dézingues toutes les unes après les autres.

Fais ça tous les jours, et tu deviendras une machine de productivité 🦾

 

 

Souviens-toi, si tu te sens coincé(e) ou si tu veux partager ton feedback, je réponds à tous les mails.

 

D’ailleurs, si t’es sage, je ferai bientôt un Tipstem sur la manière de gérer ses emails 🤗

 

 

D’ici là prends bien soin de toi et des tiens 🥰

 

Cheers 🙌

Mika

 

PS. Je mets tout mon cœur et toute mon énergie dans cette NL. Surtout, j’essaie d’être à la hauteur du temps que tu acceptes de me consacrer en me lisant en y apportant un maximum de valeur.

 

Ce serait vraiment génial si tu acceptais d’en parler autour de toi, pour lui offrir un peu de visibilité.

 

Il te suffit de transférer ce lien à 2 ou 3 personnes, ou bien de parler de Tipstem sur LinkedIn, Twitter ou tout autre réseau de ton choix 😉

 

Merci infiniment pour ton aide 🙏

Ça compte énormément pour moi ❤️